Безопасность при использовании онлайн-редакторов документов (Google Docs и др.)

Ну что, братцы-коллеги и просто те, кто живет в современном цифровом мире, где каждый документ — это не просто файл, а потенциальный камень преткновения или, наоборот, золотая жила. Сегодняшняя тема, на которую я уже двадцать лет как наступаю граблями, а потом эти грабли обхожу стороной, это безопасность при использовании онлайн-редакторов документов. Вроде бы, чего тут такого? Зашел, поработал, закрыл. Но поверьте моему седому виску и шрамам от клавиатуры: дьявол, как всегда, кроется в деталях, и особенно это актуально для нашей российской действительности образца 2025 года.

Я не буду грузить вас скучной теорией из учебников, которые переписываются раз в пять лет. Я расскажу про то, что накипело, про то, что сам видел, на что сам напарывался. Ведь одно дело — знать про двухфакторную аутентификацию, другое — осознать, что ее отсутствие стало причиной утечки клиентской базы на 50 миллионов рублей, как это было у одного моего знакомого из ритейла. Жесть, правда? Погнали разбираться.

Первый шаг: не доверяйте, а проверяйте

Это золотое правило любого сисадмина, и оно как нельзя лучше подходит к онлайн-документам. Помните, что облако — это всего лишь чужой компьютер, и он подчиняется своим правилам, а не вашим. Особенно после всех турбулентностей последних лет, когда сервисы то уходят, то приходят, то работают через пень-колоду. Я вот сам не раз сталкивался: вроде бы, привычная Google Docs, а потом выясняется, что для какой-то особо чувствительной информации лучше бы использовать что-то, что физически находится на серверах в РФ, или хотя бы с более прозрачной политикой данных. Но если уж пользуемся тем, что есть, то с умом.

Осторожно: ссылки-убийцы и передача владения

Самый распространенный фейл, который я видел сотни раз, это неправильная настройка доступа. Сколько раз я видел документы, где стояло «Доступно всем, у кого есть ссылка», а там — коммерческие тайны, проекты, которые еще даже не родились, или личные данные сотрудников. Мой личный кейс: как-то раз один менеджер по продажам, желая «упростить» работу, создал общую таблицу с контактами клиентов и настроил доступ «по ссылке». Думал, что это удобно для коллег. А потом эта ссылка каким-то образом улетела конкурентам. Как? Да просто: кто-то из своих переслал по запарке, не подумав. Результат: потеря десятка крупных клиентов. Пришлось потом в авральном режиме менять все логины и пароли, объяснять клиентам, что произошло, и отбиваться от начальства.

Лайфхак: никогда не используйте «Доступно всем, у кого есть ссылка» для чего-либо, что хоть немного ценно. Всегда давайте доступ конкретным людям по их почтовым адресам. И еще один нюанс: в Google Docs есть опция «передача владения». Если вы передали владение документом другому человеку, он становится его полноправным хозяином, а вы можете потерять к нему доступ, если новый владелец решит вас удалить. Это не просто «редактирование», это смена собственника. Я видел, как это становилось причиной настоящих корпоративных войн, когда после увольнения сотрудника оказалось, что все ключевые проектные документы принадлежат ему, а не компании. Приходилось через техподдержку сервиса выбивать доступ, а это долго и муторно.

Двухфакторная аутентификация: ваш щит, но не панацея

Все говорят про 2FA, и это правильно. Это ваш первый эшелон обороны. Но есть нюансы. SMS-коды — это хорошо, но не идеально. СМС можно перехватить, можно сделать подмену SIM-карты (хотя это и незаконно, но прецеденты были). Мой совет: используйте приложения-аутентификаторы (типа Google Authenticator, Microsoft Authenticator или отечественные аналоги, если они есть и им доверяете). А еще лучше — аппаратные ключи безопасности (типа YubiKey). Да, это лишние 2-3 тысячи рублей, но они себя окупают сторицей. На моей практике, когда у одного из руководителей пытались угнать аккаунт, именно аппаратный ключ спас ситуацию. Без него хакеры, получившие пароль через фишинговую страницу, были бы внутри за считанные секунды.

Лайфхак: если вы используете 2FA через приложение, обязательно сохраните резервные коды! Распечатайте их и положите в надежное место, или сохраните в менеджере паролей. Если ваш телефон потеряется или сломается, эти коды — ваш единственный путь обратно в аккаунт, пока вы не пройдете длительную процедуру восстановления через техподдержку. А это, поверьте, та еще головная боль.

Интеграции и сторонние приложения: Троянский конь вашей безопасности

«Разрешить доступ к Google Диску?» — этот вопрос мы видим постоянно, когда устанавливаем какое-то приложение или плагин. И часто, не глядя, жмем «Да». А потом удивляемся, почему вдруг в нашем аккаунте появляются какие-то странные файлы или почему данные улетают налево. Помните: давая доступ, вы даете приложению ключи от вашего дома. И если это приложение окажется вредоносным или просто недобросовестным, то прощай, конфиденциальность.

Мой кейс: один раз мы столкнулись с тем, что из корпоративного Google Диска начали пропадать файлы. Причину долго не могли найти. Оказалось, один из сотрудников установил какой-то «удобный» конвертер PDF, который запросил слишком широкие права. Этот конвертер не воровал данные в открытую, но имел доступ к удалению файлов, и из-за какой-то ошибки в своей логике периодически удалял документы. Пришлось отзывать все сторонние доступы и проводить аудит. С тех пор у нас правило: никаких сторонних плагинов без согласования с IT-отделом.

Лайфхак: регулярно проверяйте, каким приложениям вы дали доступ к своему аккаунту Google (или другим облачным сервисам). Для Google это можно сделать в «Настройки аккаунта Google» > «Безопасность» > «Сторонние приложения с доступом к аккаунту». Удаляйте все, что не используете или в чем не уверены. И будьте бдительны: если приложение просит доступ ко всему вашему Диску, а по логике ему нужен только доступ к одному файлу, это повод задуматься.

Версионность и история изменений: не только для отката

Онлайн-редакторы хранят историю изменений, и это круто. Это спасает от случайно удаленных кусков текста или от желания вернуться к предыдущей версии. Но это и палка о двух концах. Если вы работаете над конфиденциальным документом, а потом решаете удалить оттуда какую-то чувствительную информацию, она все равно останется в истории изменений. И любой, у кого есть доступ к документу и кто знает, как работает версионность, сможет ее восстановить. Это не баг, это фича, но о ней часто забывают.

Пример: я видел, как в одном из документов, который должен был быть «чистым» для внешнего аудита, кто-то оставил в истории изменений предыдущие версии с пометками и цифрами, которые ну никак не должны были попасть на глаза аудиторам. Хорошо, что успели заметить и вычистить, создав новую «чистую» копию. Но это лишний раз доказывает: если документ должен быть абсолютно чистым, лучше скопировать его содержимое в новый документ или создать отдельный файл, а старый удалить (и убедиться, что он удален окончательно).

Российские реалии 2025: на что обратить внимание

В условиях, когда часть зарубежных сервисов работает с перебоями, а отечественные аналоги набирают обороты, важно понимать, что безопасность — это не только про функции, но и про юрисдикцию. Где хранятся ваши данные? Под чьим законодательством они находятся? Насколько стабильно работает сервис? Это вопросы, которые стали особенно острыми.

Лайфхак: если вы работаете с особо критичными данными, рассмотрите гибридные решения. Например, черновики и неконфиденциальные документы — в облаке, а финальные версии с чувствительной информацией — на локальных серверах или в облаках с российской юрисдикцией. А еще, если есть возможность, используйте VPN для доступа к зарубежным сервисам, чтобы добавить еще один слой анонимности и стабильности соединения. Это не панацея от всех бед, но в некоторых случаях может помочь.

Пара слов про мобильные устройства

Многие работают с документами на смартфонах и планшетах. И здесь риски только увеличиваются. Потеря устройства, незаблокированный экран, установка приложений из непроверенных источников — все это открывает двери для злоумышленников. Убедитесь, что на всех ваших мобильных устройствах включена блокировка экрана (PIN, отпечаток, Face ID), и что вы не сохраняете пароли от облачных сервисов в браузерах или небезопасных приложениях.

И еще один совет, который я сам постоянно практикую: регулярно, хотя бы раз в полгода, заходите в настройки безопасности вашего аккаунта Google (или другого облачного сервиса) и проверяйте все сессии, где вы авторизованы. Если видите незнакомые устройства или локации — немедленно завершайте эти сессии. Это как генеральная уборка в квартире: вычищаете все, что накопилось, и дышать становится легче.

Отказ от ответственности

Важно понимать, что эта статья основана на моем личном опыте и наблюдениях в сфере IT-безопасности. Информация предоставлена исключительно в ознакомительных целях и не является юридической консультацией или исчерпывающим руководством по безопасности. Технологии постоянно меняются, и то, что актуально сегодня, может быть устаревшим завтра. Всегда опирайтесь на официальные рекомендации провайдеров услуг и при необходимости обращайтесь к квалифицированным специалистам по кибербезопасности.