Бюджет для малого бизнеса? С чего начать расчеты новичку

Привет, коллеги-предприниматели! Или те, кто только собирается окунуться в этот бурлящий котел малого бизнеса. Меня зовут… да это неважно, важно то, что я уже почти два десятка лет варюсь в этом соку, помогая другим и строя свое. И, поверьте, за это время я видел столько взлетов и падений, столько гениальных идей, разбившихся о банальное отсутствие бюджета, что мне хочется кричать: «Остановитесь! Сначала цифры!»

Особенно сейчас, в реалиях 2025 года, когда экономика – дама капризная и непредсказуемая, а горизонт планирования порой сужается до пары месяцев, умение дружить с бюджетом – это не просто желательная опция, это ваш бронежилет. Большинство новичков думает: «Бюджет? Это для больших компаний, у которых есть финансовые директора и толпы бухгалтеров». А по факту, именно на старте, когда каждая копейка на счету, бюджет становится вашим лучшим другом, а не надзирателем.

Я не буду грузить вас университетскими терминами и сложными моделями. Мы поговорим о том, как начать считать «на коленке», но так, чтобы это было эффективно и приносило реальную пользу. Это не просто знание, это выстраданный опыт, пропущенный через сотни кейсов, ошибок и маленьких побед.

Почему бюджет – это не смирительная рубашка, а компас?

Многие боятся бюджета, как огня. Мол, это же ограничения, это же скучно, это же убивает креатив. Чушь собачья! Бюджет – это ваш компас в бушующем море бизнеса, а не якорь, который тянет вас на дно. Без него вы как слепой котенок, тыкающийся в стену, не понимая, куда движетесь, сколько топлива осталось и когда пора заправляться.

В моей практике был случай, когда знакомый запускал очень перспективный проект – онлайн-школу по необычному рукоделию. Идея была бомба, продукт – огонь. Но бюджет… а его не было. Он просто тратил деньги, пока они не кончились. «Ну, мы же зарабатываем!» – говорил он. А потом выяснилось, что заработки едва покрывают аренду офиса и зарплаты, а на маркетинг и развитие денег нет. Проект заглох, хотя потенциал был огромный. Просто потому, что не было понимания, куда уходят деньги и сколько их нужно на самом деле.

Бюджет дает вам ясность: где вы сейчас, куда идете, сколько ресурсов вам понадобится и какие риски ждут за поворотом. Это не про запреты, это про осознанность и контроль.

Первый шаг: не цифры, а философия

Вот тут многие спотыкаются. Они сразу лезут в Excel, начинают рисовать таблицы, а потом удивляются, почему цифры не сходятся с реальностью. Прежде чем открыть первую ячейку, ответьте себе на фундаментальные вопросы:

• Что именно вы продаете? Ваш продукт или услуга. Четко и ясно.
• Кто ваш идеальный клиент? Это не «все», а конкретный человек или компания.
• Какую проблему вы решаете для клиента?
• Чем вы отличаетесь от конкурентов? Ваша «фишка».
• Какова ваша бизнес-модель? Как именно вы зарабатываете деньги? По подписке? Продажа товаров? Услуги?

Казалось бы, при чем тут бюджет? А при том, что все это напрямую влияет на ваши доходы и расходы. В 2018 году, когда я помогал другу запускать его кофейню в центре Москвы, он сначала хотел купить самую дорогую кофемашину и эксклюзивные зерна из Эфиопии. Мы сели и стали разбирать его бизнес-модель: кто будет ходить в кофейню? Офисные работники, спешащие на обед? Туристы? Студенты? Оказалось, основная аудитория – это офисные клерки, которым нужна быстрая и вкусная чашка кофе по адекватной цене. Эксклюзивные зерна за 500 рублей им были не нужны, а вот скорость обслуживания и стабильное качество – да. Это позволило нам сразу оптимизировать затраты на оборудование и закупки, не жертвуя качеством для целевой аудитории.

Лайфхак: не пренебрегайте этим этапом. Часто новички сразу лезут в таблицы, а потом удивляются, почему цифры не сходятся с реальностью. Если вы не понимаете, как работает ваш бизнес, никакой бюджет вам не поможет.

Разделение затрат: не бюджет, а анатомия бизнеса

Когда вы поняли философию, пора перейти к анатомии. Все расходы делятся на две большие группы: фиксированные и переменные.

• Фиксированные расходы (ФР): это те, которые не зависят от объема производства или продаж. Вы их несете, даже если ничего не продали. Например:
  • Аренда офиса или помещения (да, в 2025 году это все еще существенная статья, особенно в крупных городах).
  • Зарплата администратора на окладе, бухгалтера, менеджера (не забудьте про страховые взносы и НДФЛ – это еще 30% сверху оклада, а то и больше, если вы на общей системе налогообложения!). Многие новички забывают про эту огромную «добавку» к зарплате.
  • Амортизация оборудования (если у вас есть свое оборудование).
  • Постоянные платежи за интернет, связь, охрану, если они по фиксированному тарифу.
  • Лицензии, подписки на софт (например, CRM, бухгалтерские программы).
• Переменные расходы (ПР): это те, которые напрямую зависят от объема производства или продаж. Чем больше продаете, тем больше они. Например:
  • Стоимость сырья или товара для перепродажи (кофе в кофейне, шаурма в точке с шаурмой, ткань в ателье).
  • Сдельная зарплата продавцов или рабочих (процент от продаж, оплата за каждую произведенную единицу).
  • Комиссии платежных систем (эквайринг).
  • Расходы на доставку каждого товара.
  • Упаковка.

Нюанс: не забывайте про скрытые платежи. Например, в договор аренды часто не включены коммуналка, интернет, охрана, уборка. Это может быть сюрпризом, который вылетит в копеечку. Всегда уточняйте «что входит» и «что не входит».

Предостережение: не пытайтесь запихнуть все в одну кучу. Четкое разделение – залог адекватного анализа. В моем опыте, многие путают переменные расходы с теми, что просто *иногда* меняются. Например, зарплата сотрудника на окладе – фиксированная, даже если он болеет. А вот бонусы от продаж – переменные.

Доходы: не просто «сколько заработали», а «сколько *можем* заработать»

С расходами разобрались, теперь доходы. Тут тоже не все так просто, как кажется. Для новичка, у которого нет истории продаж, это самая сложная часть. Как прогнозировать?

• Анализ конкурентов: Проведите «тайного покупателя». Посмотрите, сколько людей заходят в похожие заведения/магазины, сколько там чеков в час. Посчитайте средний чек. Это даст вам примерный ориентир.
• Мощность и пропускная способность: Сколько вы можете произвести/обслужить за день/месяц? Если у вас одна кофемашина, она не может варить 1000 чашек в час. Если вы один мастер по маникюру, у вас 8 рабочих часов в день.
• Маркетинговые усилия: Сколько вы готовы вложить в привлечение клиентов? От этого напрямую зависит поток.

Лайфхак: для стартапа, где истории нет, ориентируйтесь на конкурентов и их средние чеки. Когда-то я консультировал ребят, которые открывали точку с шаурмой. Они думали, что продадут 500 штук в день, потому что «у нас самая вкусная». А по факту, проходимость места позволяла только 150-200. Пришлось корректировать все расчеты и искать другие точки роста. Лучше занизить прогноз доходов и приятно удивиться, чем завысить и разочароваться.

Фишка: не забывайте про сезонность. В России это критично! Летнее кафе зимой – нонсенс, но и магазин одежды в январе-феврале проседает после новогодних продаж. А цветочный магазин «выстреливает» 8 марта. Учитывайте это в своих ежемесячных планах.

Инструменты для новичка: не надо сразу SAP, хватит и «коленки»

Не пугайтесь сложных программ. Для начала вам хватит обычных таблиц. Google Sheets или Excel – ваши лучшие друзья.

Мой любимый лайфхак: начните с простой таблицы. Три столбца: ‘Статья расхода/дохода’, ‘Планируемая сумма’, ‘Фактическая сумма’. И пару строк для комментариев. Не усложняйте. Потом, когда освоитесь, можно добавить ‘Отклонение’ и ‘Процент отклонения’.

Пример простейшей таблицы:

Статья             | Планируемая сумма (руб.) | Фактическая сумма (руб.) | Комментарии
-------------------|--------------------------|--------------------------|------------------------------------------------
Доходы:            |                          |                          |
Продажи товаров    | 150 000                  | 145 000                  | Недовыполнили план из-за низкой проходимости
Услуги             | 50 000                   | 55 000                   | Получили больше заказов
ИТОГО ДОХОДЫ       | 200 000                  | 200 000                  |

Расходы:           |                          |                          |
Аренда             | 30 000                   | 30 000                   |
Зарплата (оклад)   | 40 000                   | 40 000                   |
Страховые взносы   | 12 000                   | 12 000                   | (примерно 30% от оклада)
Сырье/товары       | 60 000                   | 65 000                   | Подорожала закупка у поставщика А
Маркетинг          | 15 000                   | 10 000                   | Отменили часть рекламы
Коммуналка         | 5 000                    | 6 500                    | Больше использовали электричество
ИТОГО РАСХОДЫ      | 162 000                  | 163 500                  |

ПРИБЫЛЬ            | 38 000                   | 36 500                   |

Поверьте, даже такая простая таблица даст вам в разы больше понимания, чем ее отсутствие. А уже потом, когда бизнес пойдет в рост, можно посмотреть в сторону более серьезных решений, вроде «МойСклад» или «Контур.Бухгалтерия», но только для автоматизации рутины, а не для *понимания* сути.

Предостережение: не скачивайте первые попавшиеся «шаблоны бюджета для малого бизнеса». Они часто универсальны и не учитывают российскую специфику (например, те же страховые взносы или особенности УСН «доходы минус расходы») или вашу нишу. Лучше сделайте свою, под себя.

Прогнозирование и контроль: не «сделал и забыл», а «живой организм»

Бюджет – это не высеченная в камне догма. Это живой организм, который нужно постоянно кормить, поливать и корректировать. Вы составили план на месяц? Отлично! Но это только начало.

Кейс из жизни: один мой клиент, владелец небольшой типографии, сначала делал бюджет раз в год. И постоянно был в кассовых разрывах. То бумага подорожала, то принтер сломался и ремонт вылез из бюджета, то крупный заказчик задержал оплату. Когда мы перешли на ежемесячное планирование и еженедельный контроль, он начал видеть, где «утекают» деньги, и успевал реагировать. Например, заранее искать нового поставщика бумаги или договариваться об отсрочке платежа с арендодателем.

Ваши действия:

1. Ежемесячное планирование: В конце каждого месяца (или в начале нового) составляйте бюджет на следующий.
2. Еженедельный контроль: Раз в неделю сверяйте фактические доходы/расходы с плановыми. Где отклонения? Почему? Что можно сделать?
3. Корректировка: Если реальность сильно расходится с планом, не бойтесь корректировать бюджет. Это нормально. Главное – понимать, почему это произошло.

Лайфхак: заведите отдельный счет для налогов и страховых взносов. Каждую неделю переводите туда процент от выручки. Это спасет от «сюрпризов» в конце квартала, когда приходит время платить налоги, а денег нет. Это золотое правило, которое спасло не один бизнес в России.

Не забывайте про подушку безопасности. В России 2025 года, когда экономика может быть непредсказуемой, это не роскошь, а необходимость. Стремитесь к тому, чтобы на вашем счету всегда было минимум на 3-6 месяцев операционных расходов. Это даст вам спокойствие и возможность пережить трудные времена, не закрываясь.

Начать считать бюджет для малого бизнеса – это как начать учить новый язык. Сначала сложно, непонятно, ошибки на каждом шагу. Но потом, когда вы освоите азы, он откроет для вас новые возможности, даст контроль и уверенность в завтрашнем дне. И, поверьте мне, спокойный сон предпринимателя стоит любых усилий.

***

Отказ от ответственности

Информация, представленная в этой статье, носит исключительно ознакомительный характер и не является индивидуальной финансовой, юридической или налоговой консультацией. Автор не несет ответственности за любые решения, принятые на основе данной информации. Перед принятием финансовых решений всегда рекомендуется проконсультироваться с квалифицированным специалистом, учитывающим вашу конкретную ситуацию.