Что делать, если вы работаете в режиме многозадачности

Ох уж эта многозадачность! Вроде бы звучит как суперспособность, да? В нашем российском рабочем ритме, особенно в 2025 году, когда дедлайны горят быстрее, чем бенгальские огни на Новый год, а поток информации льется из всех мессенджеров, кажется, что без нее никуда. Все хотят быть многоруким Шивой, жонглирующим десятком проектов одновременно, отвечающим на звонки, письма, сообщения в Telegram и при этом еще и обедающим. Я сама прошла через это горнило, и не раз. Были времена, когда моя голова кружилась от бесконечного переключения между задачами, и я чувствовала себя белкой в колесе, которая бежит, но никуда не приходит. За 17 лет в профессиональной сфере я видела, как люди сгорают, пытаясь угнаться за этим миражом эффективности. И да, я научилась не просто выживать, а процветать в этом режиме. Хочу поделиться с вами не учебниковыми истинами, а тем, что реально работает на практике, что я выстрадала и проверила на собственной шкуре.

Миф о многозадачности: почему наш мозг так не умеет

Давайте сразу расставим точки над «i»: многозадачность, в том виде, в каком мы ее себе представляем (одновременное выполнение нескольких сложных задач), — это миф. Наш мозг не умеет работать параллельно над двумя интеллектуальными задачами. Он постоянно переключается. Представьте, что вы ведете машину и одновременно пытаетесь писать отчет. Что произойдет? Либо вы проедете свой поворот, либо в отчете будет набор слов, не имеющих смысла. Это называется «переключение контекста» (context switching). Каждое такое переключение отнимает у нас энергию, время и снижает качество работы. Исследования, например, в области когнитивной психологии, показывают, что потери могут составлять до 40% продуктивности. Сорок процентов! Это как выбросить два рабочих дня из пяти в мусорку.

В моей практике был случай, когда один топ-менеджер, весь такой энергичный и «многозадачный», постоянно «прыгал» между совещаниями, звонками, правками документов. Он был уверен, что справляется. Но по факту, его команда постоянно ждала от него решений, а он, отвечая на вопросы «на бегу», давал противоречивые указания. В итоге, проект, который должен был быть готов за месяц, растянулся на три. И знаете, что было самое интересное? Он сам искренне не понимал, почему так происходит. Он видел себя эффективным, а на деле был узким горлышком. Это классика нашего времени.

Первый шаг: понять свои триггеры

Прежде чем бороться с многозадачностью, нужно понять, что именно загоняет вас в этот режим. Для меня, например, одним из главных триггеров была иллюзия контроля. Я думала: «Если я держу руку на пульсе всех проектов, я все контролирую». А по факту, это было тотальное расфокусирование. Другие частые триггеры в наших реалиях:

• «Срок вчера»: постоянное давление со стороны руководства или клиентов, когда все нужно было еще вчера.
• Культура постоянной доступности: бесконечные чаты в Telegram, звонки, письма, от которых ожидают мгновенного ответа.
• Страх упустить что-то важное (FOMO): боязнь пропустить важную информацию или решение.
• Неумение делегировать: мы часто думаем, что «никто не сделает лучше меня».
• Отсутствие четких приоритетов: когда все задачи кажутся одинаково важными и срочными.

Вспомните свой день. Какие моменты заставляют вас хвататься за несколько дел сразу? Запишите их. Этот самоанализ – уже половина успеха.

Лайфхаки из окопов: как выжить и победить

1. Принцип «одна задача – один слот»

Это мой золотой стандарт. Вместо того, чтобы пытаться жонглировать, я выделяю конкретные временные блоки для конкретных задач. Например, с 9:00 до 10:30 я занимаюсь только написанием статьи. Телефон на беззвучном режиме, уведомления выключены. Мир может подождать. Конечно, это не всегда легко, особенно когда у тебя в Telegram 50+ непрочитанных чатов, а начальник пишет «срочно зайди». Но поверьте, это стоит того. Вы удивитесь, как много можно сделать за 90 минут глубокой, сфокусированной работы. Я называю это «режимом бункера».

Нюанс: для этого нужно научиться «продавать» свой бункер коллегам и руководству. Объясните, что это не ваша прихоть, а способ сделать работу быстрее и качественнее. «Я сейчас максимально сфокусирована на проекте Х, чтобы выдать результат к 15:00. Если это не пожар, готов обсудить через час». Часто помогает.

2. Батчинг (пакетная обработка)

Это про группировку похожих задач. Вместо того чтобы отвечать на письма по мере их поступления (каждые 5 минут), выделите 2-3 слота в день (например, 10:30, 14:00, 17:00) специально для почты и мессенджеров. То же самое с звонками, рутинными отчетами или согласованиями. Когда вы делаете однотипные задачи подряд, ваш мозг не тратит энергию на переключение, и вы работаете гораздо быстрее. Помню, как в одном проекте по внедрению CRM (это был Битрикс24, который, как вы знаете, имеет свои «особенности» в настройке прав доступа и бизнес-процессов) мне нужно было настроить десятки карточек клиентов и сделок. Вместо того чтобы делать это по одной, я выделила два часа, погрузилась в процесс и сделала все за один присест. Если бы я отвлекалась, это заняло бы вдвое больше времени.

3. Техника «помидора» с российским акцентом

Классическая техника Pomodoro (25 минут работы, 5 минут отдыха) хороша, но в наших реалиях иногда 25 минут – это роскошь. Я адаптировала ее под себя: 30-45 минут глубокой работы, 5-10 минут активного отдыха. И главное – не просто «посидеть в телефоне» на отдыхе, а РЕАЛЬНО отвлечься. Встать, пройтись, выпить воды, посмотреть в окно, сделать пару приседаний. Это помогает мозгу перезагрузиться. И да, даже 15 минут сфокусированной работы лучше, чем час хаотичных переключений.

Предостережение: не используйте короткие перерывы, чтобы «быстренько» ответить на сообщение или проверить соцсети. Это ловушка! Мозг воспринимает это как продолжение работы, а не отдых. Вы не даете ему возможность переключиться полностью.

4. Инструменты: не просто список, а философия использования

• Планировщики задач: Trello, Notion, Asana – неважно что, главное – единый источник правды. Я использую Notion для личного планирования и Trello для командных проектов. Важно: не просто записывать, а расставлять приоритеты. В моем опыте, многие используют Trello как доску для всего подряд, но не умеют использовать его фишку с «ярлыками» или «датами выполнения», что позволяет быстро фильтровать задачи по срочности или категории.
• Календарь – ваш лучший друг: блокируйте время не только для встреч, но и для сфокусированной работы, отдыха и даже обеда. Сделайте эти блоки неприкосновенными. У меня в Outlook или Google Календаре есть «невидимые» для коллег блоки, которые я называю «Время для себя», где я занимаюсь стратегическим планированием или просто отдыхаю.
• Отключение уведомлений: это не просто «отключить звук». Это значит закрыть все вкладки, кроме той, что нужна для текущей задачи. Выключить уведомления в мессенджерах на компьютере. Перевернуть телефон экраном вниз. Это радикально, но эффективно.

5. Искусство говорить «нет» (или «да, но позже»)

Это, пожалуй, самое сложное в нашей культуре, где отказ воспринимается как нежелание помочь. Но это критично для сохранения своей продуктивности и ментального здоровья. Вместо категоричного «нет» можно использовать фразы: «Я сейчас занята важной задачей, которая требует полной концентрации. Могу ли я вернуться к этому вопросу через час/после обеда?», или «Давай я посмотрю это после того, как закончу с [текущая задача], чтобы уделить этому достаточно внимания». Это не отказ, а предложение оптимального решения, которое показывает вашу ответственность, а не нежелание.

Личный кейс: Мой коллега, прекрасный специалист, постоянно брал на себя чужие задачи, потому что не мог отказать. В итоге, его собственные проекты горели, он работал до полуночи, а его эффективность падала. Я посоветовала ему использовать фразу: «Моя текущая загрузка не позволяет мне взять это сейчас без ущерба для других критичных задач. Давай обсудим приоритеты с руководителем, чтобы понять, что важнее». Это перекладывает ответственность за приоритезацию на того, кто должен ее нести, и помогает выстроить границы.

Предостережения: темная сторона многозадачности

Если вы не научитесь управлять этим зверем, он сожрет вас. Последствия хронической многозадачности ужасны:

• Выгорание: постоянное напряжение, чувство усталости, апатия, потеря интереса к работе. Это не просто «устал», это серьезное состояние, требующее внимания.
• Снижение качества работы: ошибки, недоработки, поверхностное отношение. В долгосрочной перспективе это бьет по вашей репутации.
• Проблемы со здоровьем: хронический стресс приводит к бессоннице, головным болям, проблемам с пищеварением и даже сердечно-сосудистым заболеваниям.
• Потеря способности к глубокой работе: мозг привыкает к постоянному переключению и теряет способность к длительной концентрации. Это как мышца, которая атрофируется без тренировки.

Отказ от ответственности

Все изложенные в этой статье советы основаны на моем личном опыте и наблюдениях. Они не являются заменой профессиональной консультации психолога или врача. Если вы чувствуете, что сталкиваетесь с серьезными проблемами, связанными со стрессом, выгоранием или другими вопросами ментального здоровья, настоятельно рекомендую обратиться за помощью к специалисту.