Как платить налоги, если вы работаете на себя

Привет! Если вы читаете эту статью, значит, скорее всего, вы, как и я, решили взять свою судьбу в свои руки и работать на себя. Это круто, это свобода, но вместе с ней приходит и ответственность, в том числе — перед государством. Налоги для самозанятых и индивидуальных предпринимателей в России — это не дремучий лес, но и не прогулка по парку. Я прошла этот путь от полного непонимания до вполне уверенного «я знаю, что делать», и хочу поделиться своим личным опытом, который накопился за многие годы.

Сразу оговорюсь: речь пойдет о реалиях 2025 года, но имейте в виду, налоговое законодательство — штука живая, и иногда его правят «на ходу». Поэтому мой первый и главный совет: всегда проверяйте актуальную информацию на официальном сайте ФНС или в надежных источниках. Но базовые принципы и мои «лайфхаки» остаются актуальными.

Самозанятость (налог на профессиональный доход, НПД): мой первый шаг в свободное плавание

Мой первый опыт работы на себя начался именно с самозанятости. Это был как глоток свежего воздуха после душного офиса, и бюрократия пугала куда меньше. НПД — это, на мой взгляд, идеальный старт для тех, кто только начинает свой путь фрилансера или консультанта, и чей доход пока не превышает 2,4 миллиона рублей в год.

• Простота — наше все: Зарегистрироваться можно за пару минут через приложение «Мой налог» или личный кабинет на сайте ФНС. Никаких деклараций, никаких визитов в налоговую. Пришел платеж от клиента — сформировал чек в приложении, и все. Налог (4% от физлиц, 6% от юрлиц и ИП) рассчитывается автоматически, и к 12-му числу следующего месяца приходит уведомление о сумме к уплате. Оплатить можно там же, в приложении. Это просто космос по сравнению с тем, что было раньше.
• Лайфхак: Всегда формируйте чеки сразу после получения оплаты. Не откладывайте на потом. У меня была ситуация, когда я забыла про один платеж на несколько дней, потом пришлось судорожно вспоминать, что это было и от кого. А это, между прочим, штрафы за невыдачу чека. И еще: внимательно следите за лимитом в 2,4 миллиона рублей. У меня была клиентка, которая пролетела, думая, что лимит считается с начала календарного года, а он накопительный с момента регистрации. Это был неприятный сюрприз для нее, когда ей пришлось срочно переходить на ИП.
• Нюанс, который многие упускают: При возврате денег клиенту, чек тоже нужно аннулировать в приложении «Мой налог». Если этого не сделать, налог на эту сумму все равно будет начислен, и потом придется писать заявления на возврат. Мелочь, но неприятно.
• Предостережение: У самозанятых нет страховых взносов, а значит, и нет отчислений в Пенсионный фонд (только если не делать добровольные взносы) и Фонд социального страхования. Это значит, что ни декретных, ни больничных вы получать не будете. Это важный момент, который стоит учитывать при планировании своего будущего.

Индивидуальный предприниматель (ИП) на УСН: когда доходы растут, а голова не болит

Когда мои доходы стали «вылезать» за лимит самозанятости, я поняла, что пора переходить на следующий уровень — ИП. Самая популярная и, на мой взгляд, удобная система для большинства фрилансеров и небольших бизнесов — это Упрощенная система налогообложения (УСН). Здесь есть два варианта:

Усн «доходы» (6%)

Это мой выбор и выбор большинства моих знакомых, у кого нет больших подтвержденных расходов. Вы платите 6% со всех своих доходов. Все просто, как топор.

• Мой кейс: Для меня, как для человека, чьи основные расходы — это интернет, софт, консультации и кофе, «Доходы» оказался выгоднее. Не нужно собирать горы чеков и актов, чтобы подтвердить расходы.
• Лайфхак: Самый жирный плюс УСН «Доходы» — это возможность уменьшить налог на уплаченные страховые взносы. Для ИП без работников можно уменьшить налог на 100% от суммы взносов. Это несложно, но многие новички про это забывают и переплачивают. Я как-то раз чуть не «проспала» этот момент, хорошо, что в последний день перед сдачей декларации вспомнила про это и сэкономила приличную сумму.
• Важный момент: Страховые взносы ИП за себя нужно платить не позднее 31 декабря текущего года, чтобы иметь возможность уменьшить налог УСН за этот же год. А вот 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей можно заплатить до 1 июля следующего года, но если хотите уменьшить налог за текущий год, лучше заплатить его до конца текущего года. Это позволяет максимально оптимизировать налоговую нагрузку.

Усн «доходы минус расходы» (15%)

Если у вас большие, подтвержденные документами расходы (например, закупка оборудования, аренда офиса, зарплата сотрудникам), то этот вариант может быть выгоднее. Вы платите 15% с разницы между доходами и расходами.

• Пример из практики: У меня есть знакомая дизайнер, которая постоянно покупает дорогущее оборудование (камеры, компьютеры), лицензии на софт, арендует студию для съемок — ей «Доходы минус расходы» дает огромную экономию. Но она ведет очень тщательный учет всех своих трат, собирает все чеки, договоры, акты.
• Предостережение: Если вы выбираете эту систему, будьте готовы к тому, что придется вести полноценный учет всех доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов (КУДИР). И каждый расход должен быть экономически обоснован и подтвержден первичными документами. Налоговая очень любит проверять такие вещи.

Патентная система налогообложения (ПСН): абонемент в налоговую

Патент — это моя «любовь» для определенных видов деятельности. Если у вас четкий, прогнозируемый доход и ваш вид деятельности подпадает под патент (список довольно обширный: репетиторство, парикмахерские услуги, разработка ПО, ремонт мебели и т.д.), это как абонемент в налоговую — заплатил фиксированную сумму и забыл о налогах на определенный период.

• Как это работает: Вы покупаете патент на срок от 1 до 12 месяцев. Стоимость патента зависит от потенциально возможного дохода, устанавливаемого региональными властями, и не зависит от вашего фактического дохода (в пределах лимита в 60 млн рублей в год). Никаких деклараций, никакого учета доходов. Просто платите и работаете.
• Мой кейс: У меня был кейс, когда я консультировала одного репетитора. Он боялся УСН из-за отчетности, а самозанятость уже не подходила по доходам. Патент стал идеальным решением: он оплатил его на год и просто работал, не думая о налоговой.
• Лайфхак: Стоимость патента зависит от региона и вида деятельности. Перед тем как брать патент, обязательно проверьте региональное законодательство — иногда можно найти «золотую жилу» в соседнем регионе, если деятельность позволяет зарегистрироваться там (но это уже тонкости прописки и фактического ведения деятельности, будьте внимательны!).
• Подводный камень: Если вы превысили лимит дохода в 60 млн рублей или количество сотрудников стало больше 15 (для ИП на патенте без работников лимит 0), вы слетаете с патента на ОСНО (Общую систему налогообложения) со всеми вытекающими последствиями с начала действия патента. Это «бомба замедленного действия», о которой многие забывают. А ОСНО — это НДС, НДФЛ, куча отчетности и головной боли.

Общие лайфхаки и предостережения от бывалой

Помимо выбора системы налогообложения, есть несколько универсальных правил, которые помогут вам спать спокойно и не бояться налоговой.

• Ведение учета: Мой главный совет — ведите учет. Не обязательно быть бухгалтером, но элементарная табличка в Excel или Google Sheets, где вы фиксируете доходы и расходы, спасет вас от многих головных болей. Я поначалу все записывала в блокнотик, потом перешла на таблицы, а сейчас использую специальные сервисы. Это не «для налоговой», это для себя, чтобы видеть картину своих финансов.
• Разделение личных и рабочих финансов: Это не просто совет, это аксиома. Заведите отдельную карту или счет для доходов от вашей деятельности. Смешивание личных и рабочих денег — прямой путь к хаосу, ошибкам при расчете налогов и головной боли. У меня был случай, когда я по ошибке оплатила личную покупку с рабочего счета, и потом пришлось долго разбираться, чтобы это не попало в «расходы» для УСН.
• Электронные сервисы — ваши друзья: Сейчас есть куча удобных сервисов: «Мой налог», личный кабинет ИП на сайте ФНС, банковские приложения (например, «Тинькофф Бизнес», «Модульбанк»), которые сами считают налоги, напоминают о платежах, помогают формировать отчетность. Не пренебрегайте ими. Это как личный бухгалтер, но в кармане, за небольшие деньги или вообще бесплатно.
• Договоры и акты: Всегда заключайте договоры, даже если это «на словах» с хорошим знакомым. Договор — это ваша юридическая подушка безопасности и доказательство для налоговой, если вдруг возникнут вопросы. И акты выполненных работ (или УПД), особенно для ИП на УСН «Доходы минус расходы», они подтверждают оказание услуг и факт расхода.
• Сроки и штрафы: Налоговая не спит. Просрочка платежа или сдачи отчетности — это всегда штрафы и пени. Лучше заплатить на день раньше, чем на день позже. Я для себя ставлю напоминания в календаре за неделю до дедлайна, чтобы точно ничего не пропустить. Единый налоговый счет (ЕНС), который ввели в 2023 году, упростил многое, но и добавил нюансов: теперь все платежи идут на один счет, а потом ФНС сама их распределяет. Это удобно, но требует внимательности при пополнении.
• Налоговые вычеты (для ИП): Не забывайте, что ИП тоже может получать налоговые вычеты как физическое лицо за лечение, обучение, покупку квартиры и так далее. Это не относится к вашим налогам как ИП, но это отличный способ вернуть часть уплаченного НДФЛ.
• Самообразование: Мир налогов постоянно меняется. Читайте новости ФНС, профильные блоги, телеграм-каналы. Не полагайтесь только на старые знания. В 2025 году могут появиться новые правила, например, касательно ЕНС или новых лимитов. Будьте в курсе, чтобы не попасть впросак.

Налоги — это не приговор, а часть игры под названием «работа на себя». Если подходить к этому с умом, вниманием и немного заранее, то все будет в порядке. Удачи вам в вашем свободном плавании!

***

Отказ от ответственности

Информация, представленная в этой статье, носит исключительно ознакомительный характер и является личным мнением и опытом автора. Она не является юридической, бухгалтерской или налоговой консультацией. Законодательство Российской Федерации постоянно меняется, и для получения актуальной и точной информации по вашей конкретной ситуации рекомендуется обращаться к квалифицированным специалистам (налоговым консультантам, бухгалтерам, юристам) или официальным источникам (ФНС России).